Modèles et copie d’espaces de travail

Mezzoteam 2.4 apporte une fonction importante pour toutes les organisations dont le métier est de gérer des collections de projets.

La copie de projet permet, comme son nom l’indique, de créer un nouvel espace de travail en dupliquant dans la même opération tout ou partie du paramétrage d’un espace de travail : niveau d’accès, familles de documents, page d’accueil, processus, annuaire, arborescence des dossiers.

Cette nouvelle fonctionnalité permet de mettre en oeuvre des modèles de projet, dont la vocation est d’accélerer la mise en oeuvre des projets dans des organisations qui gèrent leurs opérations selon un processus qualité. Une fois le modèle paramétré par le responsable Mezzoteam de l’entreprise, il peut ensuite être utilisé par n’importe quel chef de projet sans que ce dernier soit obligé de s’astreindre à le paramétrer au delà de la gestion de l’annuaire et des mots-clés.

Copier un espace de travail

Pour pouvoir copier un espace de travail, il faut que celui-ci le permette ; en effet, tous les espaces de travail n’ont pas vocation à être utilisés comme modèles.

Cette autorisation est donnée par l’administrateur de l’espace de travail, en cochant la case copie autorisée dans le bloc de présentation de l’onglet Accueil.

Copie d’espace de travail

Une fois cette opération effectuée, vous pouvezcommencer à utiliser cet espace de travail comme modèle. Là aussi, c’est simple : il vous suffit de vous placer dans la liste des espaces de travail, de cocher la case de sélection en regard de l’espace modèle, puis de cliquer sur l’action Copier.

Paramétrage de la copie

Les options s’expliquent je le pense d’elle-mêmes. Il est à noter qu’il n’est pas possible de recopier les workflows (processus) si l’annuaire n’est pas sélectionné. C’est logique puisque ceux-ci s’appuient sur l’annuaire pour leur paramétrage.

Une fois votre choix fait, il ne vous reste plus qu’à lancer la copie proprement dite. Mezzoteam vous donne le statut de la copie en affichant des coches vertes en regard des éléments correctement copiés.

Gérer sa bibliothèque de modèles

Passons maintenant à l’utilisation pratique de cette fonctionnalité. Dans toute entreprise souhaitant gérer ses projets de manière répétable, il est nécessaire d’appliquer autant que faire se peut des méthodes identiques d’un projet à l’autre. C’est particulièrement vrai pour la gestion des processus, qui donnent de la valeur aux documents stockés dans les espaces de travail.

Généralement, on constitue le modèle d’entreprise à partir d’un des projets pilote de l’entreprise. On devra donc autoriser temporairement la copie de ce projet, le temps de créer le modèle de projet.

Lors de la création du modèle, il faut choisir son nom de manière judicieuse, afin de pouvoir y accéder facilement, ainsi que sa catégorie. En effet, Mezzoteam ne permet pas pour l’instant de distinguer dans la liste des espaces de travail ceux qui sont copiables des autres.

Je vous propose de le mettre soit en début de liste soit en fin, et de la ranger dans une catégorie Modèles d’entreprise.

En choisissant de les positionner à la fin de la liste des espaces de travail, on aurait donc :

Nom : ZZZ РMod̬le de projet b̢timent
Cat̩gorie : ZZZ РMod̬les

Ne pas oublier de limiter l’accès aux espaces de travail modèles aux seuls administrateurs délégués, et de vider dans l’annuaire du modèle les groupes de leurs participants.

Nouvelle version de Mezzoteam

La nouvelle version de Mezzoteam, numérotée 2.4, vient d’être mise en ligne ce mercredi par Prosys. Elle propose les nouvelles fonctions suivantes :

  • Possibilité de copier un espace de travail pour en ouvrir un nouveau : cela permet d’envisager l’utilisation de Mezzoteam pour des collections de projets, où des modèles propres à l’entreprise sont paramétrés, puis utilisés systématiquement.
  • Classement automatique des documents : cette fonction,qui était pour l’instant en version béta (et sujette d’ailleurs à quelques comportements erratiques), est maintenant officielle et opérationnelle. Elle apporte un confort apprécié pour les utilisateurs de la version Professionnelle, en les affranchissant du classement à la main des documents.

D’autres améliorations sont également au programme, dont par exemple un meilleur support pour l’international (langues non-européennes, date et heure…).

Tous les utilisateurs de Mezzoteam bénéficient dès à présent de ces nouvelles fonctionnalités.

Merci Philippe

Ce vendredi, Philippe Dolléans sortait des effectifs de Prosys, pour se consacrer à d’autres aventures sans rapport avec le travail collaboratif pour le monde de la construction. Je voudrais ici saluer l’action d’un de ceux qui, avec Dominique Pradels et Eric Daussy, ont été à l’origine du marché des « Armoires à plans ».

De Coteba – où il a participé aux premiers pas d’EDI Management aux cotés d’Alain Thirion – à Prosys, en passant par l’aventure Constructeo, Philippe a été l’un des principaux évangélistes de l’avancement de ces technologies dans le monde de la construction, qui est resté (et restera) le fil conducteur de son parcours professionnel. Passionné, chaleureux, toujours lucide sur l’état du marché et sa capacité à absorber les changements, Philippe aura contribué plus que d’autres au passage d’un marché de spécialité, à un marché qui s’oriente petit à petit vers des solutions plus standardisées, disponible sur des plate-formes mutualisées.

Plus personnellement, depuis près de quinze ans que je le connais, et depuis quatre années que nous travaillons ensemble, je lui sais gré d’avoir milité patiemment pour nous faire partager sa culture du pragmatisme, et sa vision d’un service où la valeur délivrée doit bénéficer en premier lieu au client.

Pour un marin comme Philippe, que lui souhaiter sinon « Bon vent » !

Application web contre application du poste de travail

Dans un récent article posté sur son blog, Ryan Stewart donne cinq bonnes raisons de choisir une application web (accessible par votre navigateur) ou une application du poste de travail (installée sur votre ordinateur).
D’après Ryan, vous devriez utiliser une application web si :

  • Vous voulez abaisser les freins à l’utilisation. Quoi de plus simple que de pointer son navigateur vers l’adresse de votre application ?
  • Vous souhaitez centraliser le déploiement de votre application. Une mise à jour sur le serveur, tous les clients en bénéficient.
  • Vous devez être compatible avec plusieurs plate-formes. Mieux vaut modifier quelques fichiers CSS que de réécrire une application pour une autre plate-forme.
  • Vous souhaitez tirer parti de la connaissance du navigateur par le public. Aujourd’hui tout le monde sait utiliser un navigateur web.
  • Vous n’avez pas accès aux machines. Qui se soucie des privilèges d’administration dans un navigateur ? (Tant que vous n’avez pas besoin d’installer Java … ;-).

Vous devriez utiliser une application du poste de travail si :

  • Votre application est centrale pour vos utilisateurs. Ils se concentrent plus facilement sur leurs tâches dans un environnement spécialement dédié.
  • Vous souhaitez utiliser les ressources du PC de l’utilisateur. De longs traitements à réaliser ? Mieux vaut les traiter localement.
  • Votre application est un « widget ». Il est plus efficace de l’installer sur le poste de l’utilisateur.
  • Vous avez besoin de vous intégrer fortement à l’environnement de travail de l’utilisateur. Glisser-déposer, intégration MS Office, tout celà facilite le travail au quotidien.
  • Vous voulez maîtriser totalement l’interface utilisateur et la marque.

La frontière entre ces deux mondes tend d’ailleurs à devenir plus floue, grâce aux possibilités d’intégration que fournissent les interfaces standard du type services web. En effet, il n’est pas rare de voir une application du poste de travail (un « widget »), accéder à des informations fournies par un service web (comme pour la météo par exemple).

Il faut également reconnaître que les services d’aggrégation comme Netvibes ou PageFlakes cassent aussi la catégorisation de Ryan ; ne sont-ils pas des plate-formes de widget hébergées ?