Modèles et copie d’espaces de travail

Mezzoteam 2.4 apporte une fonction importante pour toutes les organisations dont le métier est de gérer des collections de projets.

La copie de projet permet, comme son nom l’indique, de créer un nouvel espace de travail en dupliquant dans la même opération tout ou partie du paramétrage d’un espace de travail : niveau d’accès, familles de documents, page d’accueil, processus, annuaire, arborescence des dossiers.

Cette nouvelle fonctionnalité permet de mettre en oeuvre des modèles de projet, dont la vocation est d’accélerer la mise en oeuvre des projets dans des organisations qui gèrent leurs opérations selon un processus qualité. Une fois le modèle paramétré par le responsable Mezzoteam de l’entreprise, il peut ensuite être utilisé par n’importe quel chef de projet sans que ce dernier soit obligé de s’astreindre à le paramétrer au delà de la gestion de l’annuaire et des mots-clés.

Copier un espace de travail

Pour pouvoir copier un espace de travail, il faut que celui-ci le permette ; en effet, tous les espaces de travail n’ont pas vocation à être utilisés comme modèles.

Cette autorisation est donnée par l’administrateur de l’espace de travail, en cochant la case copie autorisée dans le bloc de présentation de l’onglet Accueil.

Copie d’espace de travail

Une fois cette opération effectuée, vous pouvezcommencer à utiliser cet espace de travail comme modèle. Là aussi, c’est simple : il vous suffit de vous placer dans la liste des espaces de travail, de cocher la case de sélection en regard de l’espace modèle, puis de cliquer sur l’action Copier.

Paramétrage de la copie

Les options s’expliquent je le pense d’elle-mêmes. Il est à noter qu’il n’est pas possible de recopier les workflows (processus) si l’annuaire n’est pas sélectionné. C’est logique puisque ceux-ci s’appuient sur l’annuaire pour leur paramétrage.

Une fois votre choix fait, il ne vous reste plus qu’à lancer la copie proprement dite. Mezzoteam vous donne le statut de la copie en affichant des coches vertes en regard des éléments correctement copiés.

Gérer sa bibliothèque de modèles

Passons maintenant à l’utilisation pratique de cette fonctionnalité. Dans toute entreprise souhaitant gérer ses projets de manière répétable, il est nécessaire d’appliquer autant que faire se peut des méthodes identiques d’un projet à l’autre. C’est particulièrement vrai pour la gestion des processus, qui donnent de la valeur aux documents stockés dans les espaces de travail.

Généralement, on constitue le modèle d’entreprise à partir d’un des projets pilote de l’entreprise. On devra donc autoriser temporairement la copie de ce projet, le temps de créer le modèle de projet.

Lors de la création du modèle, il faut choisir son nom de manière judicieuse, afin de pouvoir y accéder facilement, ainsi que sa catégorie. En effet, Mezzoteam ne permet pas pour l’instant de distinguer dans la liste des espaces de travail ceux qui sont copiables des autres.

Je vous propose de le mettre soit en début de liste soit en fin, et de la ranger dans une catégorie Modèles d’entreprise.

En choisissant de les positionner à la fin de la liste des espaces de travail, on aurait donc :

Nom : ZZZ – Modèle de projet bâtiment
Catégorie : ZZZ – Modèles

Ne pas oublier de limiter l’accès aux espaces de travail modèles aux seuls administrateurs délégués, et de vider dans l’annuaire du modèle les groupes de leurs participants.

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