Articles

Bonnes pratiques pour la gestion de la confidentialité des documents

/0 Commentaires/dans /par

La gestion de la confidentialité des documents est un sujet délicat, qui touche à l’organisation du projet ou de l’entreprise. Les outils de travail collaboratif, les outils de gestion électronique de documents offrent des fonctionnalités qui permettent de limiter l’accès à tel ou tel document, mais comment les utiliser à bon escient ?

Pour la plupart des projet, je retiendrai le principe suivant : tous les documents doivent être protégés. Prenons le cas d’école, que j’ai rencontré sur de nombreux projets.

  • La maîtrise d’oeuvre commence à travailler entre elle, sans se préoccuper des droits sur les documents.
  • A un moment, elle souhaite mettre à disposition une partie seulement des documents produits pour sa maîtrise d’ouvrage , « et là c’est le drame ».
  • Il faut alors modifier les droits de tous les documents existants, ou dupliquer les documents à diffuser dans un nouvel espace de travail. Extrèmement fastidieux !

Ce que je conseille généralement pour ne pas arriver à ce type de situation, c’est de gérer systématiquement une liste de contrôle d’accès par défaut pour chaque type de document. Dans le cas vu plus haut, on pourrait avoir :

  • L’association de la Maîtrise d’Oeuvre comme lectrice par défaut sur les documents
  • Pour chaque famille documentaire, ajouter un groupe « Lecteur » ; par exemple, on crée un groupe « Lecteurs Plans », vide, qui contiendra les éventuels utilisateurs qui pourront consulter globalement tous les documents de cette famille (on pense par exemple aux pilotes).

Ainsi, pour mettre à disposition de la Maîtrise d’Ouvrage des documents, il suffira de les rediffuser (ce qui peut se faire en vrac).

Modèles et copie d’espaces de travail

/0 Commentaires/dans /par

Mezzoteam 2.4 apporte une fonction importante pour toutes les organisations dont le métier est de gérer des collections de projets.

La copie de projet permet, comme son nom l’indique, de créer un nouvel espace de travail en dupliquant dans la même opération tout ou partie du paramétrage d’un espace de travail : niveau d’accès, familles de documents, page d’accueil, processus, annuaire, arborescence des dossiers.

Cette nouvelle fonctionnalité permet de mettre en oeuvre des modèles de projet, dont la vocation est d’accélerer la mise en oeuvre des projets dans des organisations qui gèrent leurs opérations selon un processus qualité. Une fois le modèle paramétré par le responsable Mezzoteam de l’entreprise, il peut ensuite être utilisé par n’importe quel chef de projet sans que ce dernier soit obligé de s’astreindre à le paramétrer au delà de la gestion de l’annuaire et des mots-clés.

Copier un espace de travail

Pour pouvoir copier un espace de travail, il faut que celui-ci le permette ; en effet, tous les espaces de travail n’ont pas vocation à être utilisés comme modèles.

Cette autorisation est donnée par l’administrateur de l’espace de travail, en cochant la case copie autorisée dans le bloc de présentation de l’onglet Accueil.

Copie d’espace de travail

Une fois cette opération effectuée, vous pouvezcommencer à utiliser cet espace de travail comme modèle. Là aussi, c’est simple : il vous suffit de vous placer dans la liste des espaces de travail, de cocher la case de sélection en regard de l’espace modèle, puis de cliquer sur l’action Copier.

Paramétrage de la copie

Les options s’expliquent je le pense d’elle-mêmes. Il est à noter qu’il n’est pas possible de recopier les workflows (processus) si l’annuaire n’est pas sélectionné. C’est logique puisque ceux-ci s’appuient sur l’annuaire pour leur paramétrage.

Une fois votre choix fait, il ne vous reste plus qu’à lancer la copie proprement dite. Mezzoteam vous donne le statut de la copie en affichant des coches vertes en regard des éléments correctement copiés.

Gérer sa bibliothèque de modèles

Passons maintenant à l’utilisation pratique de cette fonctionnalité. Dans toute entreprise souhaitant gérer ses projets de manière répétable, il est nécessaire d’appliquer autant que faire se peut des méthodes identiques d’un projet à l’autre. C’est particulièrement vrai pour la gestion des processus, qui donnent de la valeur aux documents stockés dans les espaces de travail.

Généralement, on constitue le modèle d’entreprise à partir d’un des projets pilote de l’entreprise. On devra donc autoriser temporairement la copie de ce projet, le temps de créer le modèle de projet.

Lors de la création du modèle, il faut choisir son nom de manière judicieuse, afin de pouvoir y accéder facilement, ainsi que sa catégorie. En effet, Mezzoteam ne permet pas pour l’instant de distinguer dans la liste des espaces de travail ceux qui sont copiables des autres.

Je vous propose de le mettre soit en début de liste soit en fin, et de la ranger dans une catégorie Modèles d’entreprise.

En choisissant de les positionner à la fin de la liste des espaces de travail, on aurait donc :

Nom : ZZZ РMod̬le de projet b̢timent
Cat̩gorie : ZZZ РMod̬les

Ne pas oublier de limiter l’accès aux espaces de travail modèles aux seuls administrateurs délégués, et de vider dans l’annuaire du modèle les groupes de leurs participants.