Comment choisir sa solution de travail collaboratif ?

Lorsqu’un maître d’ouvrage ou un maître d’oeuvre s’intéresse pour la première fois au sujet, les offres de solutions de travail collaboratif à destination des projets peuvent paraître relativement semblables dans leur contour fonctionnel. Et si on peut s’accorder à dire que les fonctions de base de ce type d’outil sont la plupart du temps présentes, c’est ailleurs qu’il faudra chercher la différence.

Les facteurs différenciants sont à trouver dans plusieurs aspects souvent mal appréhendés par les clients :

• La pérennité du prestataire
• Les références qu’il peut produire, en nombre et en pertinence par rapport à une problématique donnée
• Les fonctionnalités additionnelles au périmètre de base
• La gestion de l’administration du produit

Je vais détailler ces quatre points pour vous donner quelques clés d’analyse.

Pérennité
Lorsque vous mettez en oeuvre une solution de travail collaboratif sur un projet, vous vous engagez avec son prestataire pour la durée du projet, y compris phase de parfait achèvement. Il faut que cet engagement soit réciproque, car les conséquences en terme de défaillance sont évidemment à la hauteur du rôle fédérateur du système dans la vie du projet. Dans ce cas, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Oeuvre peuvent voire les entreprises se retourner contre eux pour obtenir compensation de la disparition du référentiel.

Il est donc important de bien prendre connaissance de l’environnement financier et des résultats du partenaire afin de juger de sa viabilité. Un petit tour sur societe.com ne coûte pas bien cher !

Références
En général, les clients sont à la recherche d’une solution mais aussi de la capacité du prestataire à les conseiller sur les apsects opérationnels ou contractuels de la mise en place du service. Il est donc important que le fournisseur puisse attester de références dans le domaine d’intervention qui intéresse le maître d’ouvrage ou le maître d’oeuvre.

Une solution pertinente pour la construction de bâtiments tertiaires le sera peut être moins pour des systèmes de transports ou des ouvrages d’art. Il est d’ailleurs conseillé de demander des contacts pour ces références, que l’on pourra appeler pour avoir un retour terrain sur le fournisseur et sa solution.

Fonctionnalités additionnelles
Le diable est souvent dans le détail ; au delà des grilles de fonctionnalités, consciencieusement cochées par les fournisseurs, il faut arriver à comprendre ce que recouvre telle ou telle affirmation.

Prenons l’exemple des circuits de validation : vous trouverez peu de fournisseurs qui ne cochent pas cette case dans les grilles d’évaluation. Sauf que cela recouvre des réalités très différentes, du simple avertissement par courriel d’une liste d’acteur jusqu’à la gestion de processus paramétrable dans ses moindres aspects. Tout dépend du résultat obtenu, du degré d’automatisation que vous souhaitez obtenir, des tableaux de suivi résultants, etc.

Il est toujours intéressant de pouvoir assister à une démonstration de la solution, en bâtissant un scénario concret, avec des données que vous fournirez.

Administration
Là, vous êtes réellement confrontés à un choix déterminant dans le degré d’appropriation que vous souhaitez atteindre pour la solution retenue.

Premier choix, vous souhaitez une solution clé en mains : vous confiez l’administration fonctionnelle à votre prestataire, qui dédie tout ou partie d’une ressource pour votre projet. Cet accompagnement à un coût, mais vous dégage de toute obligation sur le sujet.

L’inconvénient, c’est que personne ne va porter l’outil au sein de votre organisation. On observe souvent que la désincarnation de cette fonction est souvent préjudiciable à l’appropriation de l’outil par les équipes des clients. Il faut un pouvoir mettre un visage sur la solution.

Seconde possibilité – qui n’est pas offerte par tous les fournisseurs à cause des limitations de certains outils – vous prenez à votre charge l’administration de la solution. Pour ce faire, vous formez une ou plusieurs personnes de votre équipe, qui va apprendre à paramétrer la solution (ce qui se fait en quelques jours), et qui sera épaulé pendant toute la durée du projet par le support téléphonique de votre prestataire.

Vous êtes alors seul maître à bord ; les modifications au paramétrage amenée par l’évolution du projet sont mise en oeuvre plus rapidement, discutées en interne et implémentées dans la foulée. Il est également possible d’étendre le périmètre fonctionnel de la solution au delà de ce qui avait été prévu au démarrage ; l’appétit vient en mangeant !

En conclusion
Chaque projet est différent, chaque solution à ses points forts, les besoins des uns ne sont pas forcément ceux des autres. Il est donc important de ne pas se contenter de l’analyse d’une grille de fonctionnalités pondérée par un coût, au moment de choisir le prestataire avec qui vous allez passer les prochaines années !