Bonnes pratiques pour la gestion de la confidentialité des documents

La gestion de la confidentialité des documents est un sujet délicat, qui touche à l’organisation du projet ou de l’entreprise. Les outils de travail collaboratif, les outils de gestion électronique de documents offrent des fonctionnalités qui permettent de limiter l’accès à tel ou tel document, mais comment les utiliser à bon escient ?

Pour la plupart des projet, je retiendrai le principe suivant : tous les documents doivent être protégés. Prenons le cas d’école, que j’ai rencontré sur de nombreux projets.

• La maîtrise d’oeuvre commence à travailler entre elle, sans se préoccuper des droits sur les documents.
• A un moment, elle souhaite mettre à disposition une partie seulement des documents produits pour sa maîtrise d’ouvrage , « et là c’est le drame ».
• Il faut alors modifier les droits de tous les documents existants, ou dupliquer les documents à diffuser dans un nouvel espace de travail. Extrèmement fastidieux !

Ce que je conseille généralement pour ne pas arriver à ce type de situation, c’est de gérer systématiquement une liste de contrôle d’accès par défaut pour chaque type de document. Dans le cas vu plus haut, on pourrait avoir :

• L’association de la Maîtrise d’Oeuvre comme lectrice par défaut sur les documents
• Pour chaque famille documentaire, ajouter un groupe « Lecteur » ; par exemple, on crée un groupe « Lecteurs Plans », vide, qui contiendra les éventuels utilisateurs qui pourront consulter globalement tous les documents de cette famille (on pense par exemple aux pilotes).

Ainsi, pour mettre à disposition de la Maîtrise d’Ouvrage des documents, il suffira de les rediffuser (ce qui peut se faire en vrac).